4. Distribución y Entrega:

Una vez registrados, los documentos se canalizan hacia las áreas correspondientes dentro de la organización.

El proceso de recepción de documentos es clave en la oficialía de partes. Aquí es donde se asegura que todos los documentos entrantes sean registrados adecuadamente, sin importar su origen, para evitar pérdidas de información. La tarea principal es recibir documentos de diversas fuentes, verificar su contenido y asignarles un número de identificación único.

Se establecen tiempos máximos de distribución basados en la prioridad del documento:

• Alta prioridad: Se distribuyen en el menor tiempo posible (horas o días).
• Media prioridad: Se procesan en plazos intermedios.
• Baja prioridad: Pueden manejarse con mayor flexibilidad temporal.